Améliorer la gestion des risques est essentiel pour réaliser des projets avec succès. Une efficace évaluation et suivi des projets peut aider les propriétaires de projets à surveiller leurs progrès, à maintenir le budget et le temps imparti, à identifier et prévenir les risques et à améliorer le rendement. Cet article vise à aider les gestionnaires de projets à atteindre ces objectifs en détaillant les sept étapes clés pour un suivi et une évaluation efficace des projets.
Définir des objectifs clairs et mesurables
La première étape dans le suivi et l'évaluation d'un projet consiste à identifier et à établir des objectifs clairs et mesurables. Les objectifs pour un projet peuvent inclure des rénovations, des ajouts ou des changements à effectuer, ou encore des produits ou services à fournir. Puisque chaque projet a ses propres objectifs distincts, il serait impératif de les identifier et d'établir des critères quant à leur réalisation. Cela peut impliquer de définir des critères de mesure pour les performances du projet, pour le coût et le temps d'exécution.
Déterminer les objectifs
Une fois les attendus et objectifs du projet bien établis, les gestionnaires de projets doivent les comparer aux besoins et aux budgets réels et aux délais impartis afin de s'assurer que les conditions sont idoines à la réussite du projet. En examinant le projet de près, les propriétaires du projet sont en mesure d'évaluer si les objectifs sont réalisables et, si ce n'est pas le cas, sont aptes à prendre des mesures correctrices.
Estimer le temps et les coûts
Une fois les objectifs réels clairement établis, les propriétaires de projet doivent estimer le temps nécessaire pour chacune des étapes et le budget total requis pour réaliser le projet. Un calendrier détaillé devrait être conçu et organisé étape par étape dans le respect des délais établis et des budgets. Les propriétaires de projets peuvent alors évaluer et élaborer des plans qui soient réalistes et qui prennent en compte les risques potentiels.
Établir une ligne budgétaire
Une fois les coûts et le temps estimés, le gestionnaire de projet peut établir une ligne budgétaire globale et ensuite allouer des budgets conséquents à chaque étape. Il est vivement recommandé de noter et de surveiller les coûts et les dépenses généraux pour s'assurer qu'ils sont conformes au budget initial. Des outils d'évaluation et suivi de gestion des risques peuvent aider les propriétaires de projets à contrôler les coûts et à anticiper les risques financiers.
Élaborer un plan pour le suivi des progrès
Le gestionnaire de projet doit élaborer un plan détaillé des étapes à suivre et des indicateurs de performance. Ce plan doit également inclure des résultats prévisionnels qui puissent être comparés aux résultats financiers et aux progrès réalisés et doivent être usuels pour les équipes à chaque étape du projet. Les données collectées doivent aussi être surveillées tout au long du processus pour s'assurer que les plans sont maintenus et réalisés en temps et en heure.
Développer un calendrier de suivi
Un calendrier de suivi approprié et détaillé doit être conçu et mis à disposition des équipes et des gestionnaires de projets qui peuvent alors le comparer aux objectifs initiaux et le mettre à jour lorsqu'ils constatent des inconcordances ou des retards. Les calendriers de suivi favorisent par ailleurs une bonne coordination entre les collaborateurs et par conséquent une bonne productivité. Des calendriers réalistes et flexibles peuvent aider les gestionnaires à prendre les mesures correctrices adéquates et à améliorer le plan en cours de projet.
Déterminer les indicateurs pertinents
Les indicateurs de performances sont un moyen puissant de surveiller les progrès d'un projet et d'évaluer sa performance. Les propriétaires de projet peuvent choisir et identifier les différents indicateurs dont ils ont besoin pour effectuer le suivi et l'évaluation. Ils peuvent prendre en compte des indicateurs tels que le respect des délais et des budgets, le nombre de tâches complétées, le nombre de problèmes résolus, le taux de satisfaction des clients et ainsi de suite.
Mettre en place un système pour la collecte et le traitement des données
Une fois le plan et les indicateurs de performances choisis, le gestionnaire de projet doit mettre en place des systèmes afin de centraliser l'information, de la collecter et de la traiter. Les systèmes de collecte de données peuvent inclure une variété de méthodes, telles que des questionnaires à remplir par les parties prenantes, des sondages en ligne, des rapports et des documents ou le manuel tracing des documents sur papier. Cela aidera les propriétaires du projet à consolider les données et à donner une image claire des progrès réalisés. En outre, un système interne de communication pour le projet et des méthodes de partage de données entre les membres du projet aideront à améliorer le suivi et la communication.
Mettre en place des mécanismes de contrôle des risques
Un élément essentiel lors de l'amélioration de l'efficacité de la gestion des risques est de prédire et de déterminer les facteurs qui pourraient avoir des incidences négatives sur un projet. Une fois que ces facteurs ont été identifiés, il est important de mettre en place des mécanismes de contrôle des risques qui puissent être utilisés pour prévenir ou limiter les impacts indésirables d'un projet. Il est également nécessaire de surveiller constamment les risques et de prendre des actions correctives pour prévenir le survenu de problèmes.
Analyser les risques éventuels
L'étape suivante consiste à analyser avec précision les risques et leurs conséquences potentielles, à évaluer la menace et à sélectionner des mesures adéquates pour les éviter. Les propriétaires de projet pourront aussi s'assurer que les processus d'identification et d'évaluation des risques sont bien implémentés et qu'un système de contrôle des risques est en place.
Élaborer des stratégies pour la prise en charge des risques
Une fois que les risques sont identifiés et analysés, le gestionnaire de projet peut formuler des stratégies pour prendre en charge les risques et coordonner les plans de gestion. Ces stratégies peuvent inclure la prise en compte des risques, la notation des risques et la mise en œuvre des mesures correctives. Les propriétaires du projet peuvent ainsi appliquer des méthodes telles que les matrices, les arbres de décision et les analyses de sensibilisation pour suivre et quantifier les risques.
Régler régulièrement les incidents
Les propriétaires du projet peuvent de plus mettre en place des méthodes pour résoudre les problèmes qui se présentent et les incidents qui surviennent pendant le projet. Cela permettra de minimiser les effets négatifs d'un incident et de réduire le temps et les coûts nécessaires à la résolution de l'incident. De plus, les gestionnaires devraient encourager une communication ouverte et des relations productives avec les parties prenantes et tous les membres du projet.